Hans tenía que hacer algo. Necesitaba que su gente trabajara realmente en equipo pero sentía que todo se quedaba en palabras. Tenían una oficina grande, con varias salas que utilizaban para las reuniones “de equipo” pero siempre salía con la sensación de que eran más bien inútiles y que luego cada uno iba a la suya.
Era frustrante pero estaba decidido a hacer algo, así que llamó a Malena, una especialista en proyectos de oficinas que conocía por referencias.
Una llamada que lo cambió todo
Su empresa se dedicaba a desarrollar software a medida para empresas industriales. Tenían una cartera de clientes más o menos fijos pero cada nuevo encargo requería recursos distintos. Su equipo era multidisciplinar con técnicos y desarrolladores de diferentes perfiles.
Cuando entraba un nuevo encargo hacían una primera reunión de arranque y lanzaban tareas a los participantes en el proyecto. Después hacían reuniones semanales de seguimiento donde ponían en común lo realizado y las dificultades encontradas, y lanzaban una nueva tanda de tareas.
Malena entendió rápidamente el problema: En realidad no estaban trabajando en equipo por mucho que lo dijera un póster que tenían en la pared. Trabajaban juntos, pero no en equipo. El formato de reuniones semanales no era el adecuado para lo que querían hacer. Se veían las caras, discutían y debatían, pero en la sala había gente simplemente de oyente, otros a los que no les daba tiempo a resolver nada, y otros que acababan discutiendo dos a dos.
Diseñando una oficina para trabajar en equipo
La oficina en sí era la gran barrera. La configuración en pool abierto para trabajo individual y salas para trabajo en equipo era el problema. El trabajo en equipo requiere agilidad y una comunicación casi instantánea con el compañero, y tener que ir a la sala rompe completamente la dinámica, más si se trata de reuniones programadas.
Propuso una nueva configuración con una única sala multiusos para atención y reuniones. El resto de salas desaparecía y entre los puestos del pool abierto se disponían pequeños hubs de reunión informal compartimentados con biombos ligeros.
Estos hubs eran perfectamente accesibles desde los puestos de trabajo y permitían a varios técnicos colaborar entre ellos con mucha agilidad. No todos eran iguales. Algunos tenían una configuración con módulos y mesas bajas, otros de mesa alta con taburetes y otros de puesto multimedia con pantalla.
Con esta nueva configuración las reuniones inútiles desaparecían. Se reunía la gente que se tenía que reunir cuando se tenía que reunir. El formato de encuentro informal aportaba mucho dinamismo. El seguimiento de los proyectos ya no se hacía en base semanal sino en tiempo real y de forma mucho más ágil. Hans iba por la oficina y participaba en estos pequeños encuentros a demanda según las necesidades del momento.
Hans estaba feliz. Por fin tenía la sensación de que trabajaban como él quería. Los proyectos se habían dinamizado enormemente y los tiempos de desarrollo habían caído en picado. Ahora sí que eran un equipo. Qué buena idea fue hacer la llamada que lo cambió todo.