Te viene a la memoria la charrada que tuviste el otro día con Malena, tu proyectista, sobre la recepción de tu nueva oficina. Ahora tenéis un hall enorme que no sirve para nada, y sin embargo os falta sitio para reuniones con clientes, proveedores, o simplemente una zona de espera. La conversación fue más o menos así:
La recepción tradicional ha muerto
Tú: En la recepción tenemos que hacerlo bien. Tienes que diseñar un mostrador chulo y poner nuestro logo en un sitio que se vea bien. ¿Qué te gusta más, el logo integrado en el mostrador, o sobre la pared?
Malena: ¿El mostrador para qué? ¿Entra gente a preguntar cosas, o dejar documentación o paquetes habitualmente?
Tú: Pues no sé. En todos sitios ha de haber un mostrador, ¿no?
Malena: No. ¿Por qué? ¿Qué clase de gente entra?
Tú (piensas un poco): A ver, entran los trabajadores, a veces algún proveedor, aunque cada vez menos, y también a veces algún cliente, pero lo mismo, cada vez menos. Los clientes importantes cuando entran los atiende directamente el comercial o el gerente y los pasa a un despacho o a una sala. Y los otros esperan allí un poquillo y también sale el que tenga que atenderlos y los pasa enseguida.
Malena: Con lo que me cuentas la recepción solo te va a hacer una función de espera. Un mostrador es contraproducente. Si está vacío la imagen no es buena, y si está ocupado esa persona está desperdiciada. No tiene sentido.
Tú: Pero la recepción ha de proyectar la imagen de la compañía, ¿no?
Malena: No exactamente…
Las funciones de la recepción
La recepción de una oficina es la primera impresión que recibe alguien que entra en ella. No se trata de proyectar la imagen de la empresa a través de la recepción, sino que esté alineada con la imagen y cultura empresarial.
Y desde luego ver qué funciones se realizan en ella. Si se realiza habitualmente una atención rápida a clientes y/o proveedores tiene sentido un puesto de recepción. Un mostrador sobreelevado más alto que el puesto de trabajo tiene sentido cuando las personas que entran se quedan de pie para dejar, recoger o escribir algo. Si lo único que hace la gente es esperar, entonces hay que poner módulos de convivencia y relax. Con la espera hay que ser cuidadoso. Si los tiempos pueden ser largos y las personas no deben verse entre sí, entonces hay que poner salas de espera cercanas a la zona de recepción.
El nuevo concepto de recepción
El concepto es muy simple: la recepción es lo primero que se va a encontrar alguien que entre en nuestra oficina. Y la primera impresión es siempre doblemente importante.
Por eso, el diseño de la recepción es primordial en el proyecto de nuestra nueva oficina. Este diseño se tiene que fundamentar en dos factores: para qué se va a utilizar, y qué primera impresión queremos dar.