En la presentación del proyecto del otro día me llamó la atención Luka y su exposición de los espacios de reunión. Participó en remoto, pero la sensación fue como si estuviera allí como uno más de nosotros.
¿Para qué nos reunimos?
Digamos que para compartir información. En las empresas damos por sentado como un axioma que siempre hay que reunirse para algo. Pero hoy en día hay muchas formas de compartir información. Un email, un wasap o simplemente colgar algo en un cloud corporativo puede servir.
Luka nos dio la clave: solo nos tenemos que reunir para compartir información que no se puede compartir de otra manera. El resto son reuniones cuando menos improductivas y muchas veces inútiles.
La reunión es imprescindible cuando el intercambio de información es complejo y requiere múltiples interacciones de diferentes actores. Por ejemplo, cuando presentamos un proyecto y necesitamos un continuo feedback de nuestro interlocutor, o cuando negociamos un contrato y hay muchas cuestiones de matiz que discutir. También cuando debatimos cuestiones de trascendencia que requieren varios puntos de vista contrapuestos. Cuando el lenguaje corporal es importante, la reunión también es imprescindible.
Las reuniones y la tecnología
La tecnología nos da la posibilidad de que la reunión incluya participantes en remoto como Luka en nuestra presentación. Y también nos da la posibilidad de utilizar recursos documentales de forma masiva. Y por recursos documentales nos referimos no solo a texto sino también material gráfico y audiovisual. Pero, entre tantas opciones, ¿qué tecnologías incorporar?
Luka volvió a darnos la clave: las que necesitemos según cada caso. No tenemos que caer en la tentación de incorporar tecnologías porque sí. Si nuestras reuniones son un cuerpo a cuerpo de debate, no necesitamos audiovisuales para nada. Y si nunca hay asistentes en remoto, pues tampoco necesitamos herramientas de teleconferencia. El tipo de reunión es específico de cada compañía y cada una necesita un soporte tecnológico concreto.
Reuniones a nuestro estilo
Al final Luka nos propuso unos espacios de reunión completamente distintos a nuestra idea preconcebida, pero que punto por punto cubrían todas las necesidades que habíamos expuesto e incluso nos daban prestaciones adicionales que no podíamos imaginar.
En su propuesta no había espacios de reunión específicos ni exclusivos. Las reuniones se llevan a cabo en diferentes espacios multiusos, cada uno con características y dotaciones distintas. El aprovechamiento del espacio es enorme y la oficina adquiere una nueva dimensión de flexibilidad y modularidad.
Si al final queremos una oficina con estilo, con nuestro estilo, también tenemos que reunirnos a nuestro estilo.