Malena nos ha convocado hoy a una reunión en su local. Vamos los jefes de departamento y el jefe supremo. Nos va a presentar el primer borrador del proyecto de nuestra nueva oficina.
La reunión tradicional es algo obsoleto
Una chica GenZ nos pasa a la sala y nos dice que Malena vendrá en un momento. Entramos y nos quedamos descolocados: no es lo que se dice una sala de reuniones tradicional. Mientas esperamos, me vienen al pensamiento reflexiones sobre las salas de reuniones.
Hace 40 años la gente se reunía para contarse cosas. Si en un grupo querías decir algo y que todos se enteraran la única forma era montar una reunión. Así, en las empresas los jefes utilizaban las reuniones para repartir las consignas diarias, semanales o mensuales a su equipo. El equipo por supuesto podía participar, dar feedback e incluso debatir, aunque realmente no era el objetivo de fondo. El target era comunicar cosas a un grupo.
En aquella época no existían los teléfonos móviles, ni los grupos de wasap, ni las redes sociales ni nada. Cuando querías comunicar algo a un empleado lo citabas en tu despacho, o le enviabas una carta. Y si querías comunicar algo a un grupo de empleados montabas una reunión (o le enviabas una carta a cada uno si el tema se prestaba a ello).
Las salas de reunión normalmente tenían una mesa grande dimensionada para un número determinado de asistentes y sillas a su alrededor. Elementos como una pizarra o no digamos ya un proyector se consideraban ya de lo más moderno.
El caso es que esa necesidad a fecha de hoy ya no existe. Si quieres decir algo y que se enteren todos lo pones en el grupo de wasap y ya está. Y quien dice grupo de wasap dice cualquier herramienta de colaboración corporativa.
El resultado es que las salas de reuniones tradicionales se han quedado obsoletas. Se utilizan por inercia, o bien para fines distintos de los que fueron originalmente concebidas. En la mayoría de casos son un desperdicio, cuando no una fuente de improductividad.
El nuevo enfoque de las reuniones
Mis pensamientos se desvanecen cuando entra Malena.
En la sala no hay mesa de reuniones. Cada uno de nosotros está sentado en una silla giratoria con una mesa incorporada que podemos orientar en múltiples direcciones. Debajo del asiento hay una base portaobjetos donde dejar lo que llevemos (la cartera, documentos, etc.). En dos de las paredes de la sala hay una gran pantalla y en otra, varias pizarras colgadas de unas guías que se pueden descolgar y llevar a otro sitio. Un perchero grande con ruedas completa el mobiliario de la sala.
Malena se sitúa en el centro y con un mando a distancia enciende una de las pantallas. Luka, Adela y Bertrand, los otros proyectistas de su equipo, nos saludan. Todos giramos las sillas hacia ellos y les saludamos. Entonces ella se gira hacia la otra pantalla y la enciende con el mando. Giramos las sillas hacia esa pantalla. El primer borrador del proyecto aparece ante nuestros ojos.
Malena nos explica. Le preguntamos y participamos. Cuando queremos nos levantamos hacia la pantalla e incluso escribimos alguna cosa en las pizarras. Alguno de nosotros enciende su tableta en la mesa incorporada a su silla y lo proyecta por wifi en la pantalla. Luka, Adela y Bertrand participan como si estuvieran allí, con nosotros. La chica GenZ del principio entra en la sala y nos trae un carro camarera con agua y refrescos, y de paso también comenta qué le parece.
¿Por qué seguimos reuniéndonos igual?
Cuando terminamos, al menos una cosa me ha quedado clara: las reuniones ya no son lo que eran. Si las reuniones han cambiado, ¿por qué seguir reuniéndonos igual?