Malena me está esperando cuando llego a su oficina. Esta vez está sentada en una zona que tienen con pufs y una mesa de centro. Hoy toca hablar de los despachos. En nuestro primer cuadro de necesidades había despachos para todo el mundo: para los jefes de departamento, de dirección, despachos flotantes… A estas alturas, nada de lo que me cuente me va a sorprender.
¿Para qué queremos despachos cerrados?
Nada más me siento empieza a hablar como una ametralladora.
Malena: No vamos a comentar cómo ha evolucionado el concepto de despacho a través de los años; es algo de dominio público. Hoy en día todos tenemos claro que la idea de despacho tradicional encaja difícilmente en el planteamiento de una oficina actual. Lo importante es saber qué tareas requieren un espacio cerrado, quién las realiza, cuándo y cómo.
Los espacios cerrados cubren básicamente las necesidades de concentración, privacidad y confidencialidad que tenemos en la empresa, y en algunos casos imagen y status. Además es una necesidad bidireccional. Puede que la necesidad no esté dentro del espacio, sino fuera.
Tú (sorprendido): ¿Cómo es eso?
Malena: Imagina un pool abierto de trabajadores que hacen presupuestos. Están todos concentrados cada uno a la suya. Pero de vez en cuando tienen que realizar una llamada telefónica o tener una pequeña conversación entre dos de ellos. Si lo hacen en el pool abierto molestan a todos los demás. Hay que habilitar un espacio cerrado para estas necesidades esporádicas, una especie de cabinas. Pero la necesidad de concentración no es del que se mete en la cabina, sino de todos los demás.
Rediseñando los despachos
Me enseña el proyecto. Hay espacios cerrados. No sé por qué, pero tenía la idea de que iba a haber muy pocos, que todo iba a ser muy abierto. Los estudio minuciosamente en silencio.
Por lo normal son más pequeños de lo que pensaba. No todos tienen mesa de despacho al uso. Algunos incluso están diseñados para estar de pie. Su posición es estratégica en toda la oficina. No parece que tengan “dueño”, sino que son más o menos compartidos, salvo algunas pocas excepciones. Pero no entre los jefes, sino entre los jefes y su equipo. Me explica Malena que con un par de despachos pequeños por departamento cubrimos todas sus necesidades. Los jefes tienen un puesto en pool abierto, pero cuando lo necesitan pueden utilizar uno de los despachos.
Hay un despacho que me llama la atención: el de Manolo. Manolo es una institución en la empresa y si lo sacamos de su despacho y lo ponemos en pool abierto, literalmente se nos muere. Malena lo ha entendido. Podemos cambiar muchas cosas, pero no hasta ese punto!
Salgo de allí contento. Ha vuelto a clavar nuestras necesidades. Queríamos una oficina de estilo y tendrá los despachos a nuestro estilo.